Jak jsou osobní údaje chráněny

V rámci objektové bezpečnosti dodržujeme několik základních bezpečnostních opatření. Listinná vyhotovení dokumentů, ve kterých jsou obsaženy vaše osobní údaje, jsou uložena v šanonech v uzamykatelných spisových skříních nebo v uzamčených kancelářích, kde nikdy nezůstávají bez dozoru oprávněných úředních osob. V budově Úřadu městské části je nainstalován kamerový systém, a to zejména v místech, kde je zvýšené riziko porušení zabezpečení, např. na pokladně či podatelně. Kontrolou na recepci nebo vrátnici může být zamezeno vstupu neoprávněným osobám.

Z důvodu personální bezpečnosti jsme přijali pravidla pro zaměstnance a další osoby, které jsou oprávněny nakládat s osobnímu údaji. Ta jsou obsažena v následujících dokumentech:

• směrnice o ochraně a zpracování osobních údajů – všichni zaměstnanci jsou v ní zavázáni mimo jiné k mlčenlivosti;
• spisový řád;
• organizační řád a
• pracovní řád.

Všichni zaměstnanci, kteří vedou správní řízení, jsou navíc vázání služebním tajemstvím. Někteří zaměstnanci, např. sociální pracovníci, jsou vázáni zákonnou povinností mlčenlivosti. Zastupitelé a členové Rady městské části byli poučeni o právech a povinnostech vyplývajících z předpisů na ochranu soukromí, zejména GDPR. Členové výborů zastupitelstva a komisí rady, kteří nejsou zastupiteli, byli požádáni o podpis dohody o mlčenlivosti. Všichni zaměstnanci pak byli proškolení, přičemž toto školení bylo nabídnuto i všem zastupitelům.

Technologické zabezpečení zajišťuje referát informatiky všeobecného odboru. Soubory jsou softwarově chráněny. Přístup k elektronickým datovým souborům je zabezpečen hesly v souladu s nastavením přístupových práv. Zaměstnanci byli poučeni o tom, jak pracovat s prostředky ICT technologií.